Politique de confidentialité

1. Objet

La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les utilisons, les communiquons, les protégeons et les conservons, et quels sont vos droits, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et aux lois applicables. Elle s'applique au portail Mia, à l'extension Mia et aux services associés. L'extension Mia n'a pas de politique distincte : la présente politique couvre aussi les renseignements qu'elle traite.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Alexandre Laroche, responsable de la protection des renseignements personnels de Mia Technologies inc.

support@bonjourmia.com · 353 rue Blanchard, Rosemère (Québec) J7A 1Y7

Adressez-lui toute question, demande d'accès ou de rectification, ou plainte concernant vos renseignements personnels.

3. Notre rôle

3.1 Vos propres renseignements (courtier, agence ou équipe qui utilise Mia) : nous sommes l'organisation responsable de ces renseignements.

3.2 Les renseignements de vos clients et contreparties (vendeurs, acheteurs, autres personnes figurant dans les documents que vous nous confiez) : nous les traitons pour votre compte et selon vos instructions, à titre de fournisseur de services. Vous demeurez l'organisation responsable de ces renseignements à l'égard des personnes concernées et devez avoir obtenu les consentements nécessaires. Les personnes concernées qui nous écrivent directement seront, au besoin, redirigées vers vous.

4. Renseignements que nous recueillons

• Compte et profil : nom, courriel, téléphone, agence ou équipe, palier d'abonnement, information sur votre permis, rôles et préférences.
• Facturation : informations de facturation et de paiement, traitées par un processeur de paiement tiers (nous ne conservons pas le numéro complet de votre carte).
• Accès Centris (forfait avec GED seulement) : les données d'autorisation associées à l'accès délégué que vous accordez à Mia par le mécanisme officiel de Centris. Avec le forfait de base, vous vous connectez vous-même et nous ne conservons aucun accès à votre compte Centris.
• Contenu du Client : documents et données traités par Mia pour une inscription, notamment noms et coordonnées de vendeurs ou de contacts, adresses, informations de propriété, comptes de taxes, rôle d'évaluation, documents du registre foncier, factures, contrats de courtage, déclarations du vendeur.
• Données techniques : adresse IP, type d'appareil et de navigateur, journaux de connexion et d'activité, dates et heures d'accès, diagnostics d'erreur.
• Communications : vos messages au soutien et à nous.

Sources. Nous recueillons ces renseignements auprès de vous, des personnes ou organisations qui gèrent votre accès (agence, équipe), des documents et photos que vous téléversez et, lorsque vous lancez une fonction, des services tiers interrogés pour le dossier sélectionné (registres publics, municipalités, commissions scolaires, etc.).

5. Pourquoi nous les utilisons

• fournir, exploiter et soutenir Mia (traitement des inscriptions, saisie dans Centris, dépôt dans la GED);
• gérer votre compte, la facturation et la communication avec vous;
• assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et les abus, et corriger les erreurs;
• respecter nos obligations légales;
• améliorer le service, à partir de données agrégées et dépersonnalisées.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les utilisons pas pour de la publicité ciblée. Toute nouvelle finalité importante vous sera communiquée et fera l'objet du consentement requis.

6. Consentement

Vous consentez à ce traitement en créant un compte et en utilisant Mia. Pour les renseignements de vos clients et contreparties, vous confirmez avoir obtenu leur consentement ou disposer d'un autre fondement légal. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles; le retrait peut toutefois nous empêcher de vous fournir le service.

7. À qui nous communiquons vos renseignements

Nous communiquons des renseignements seulement dans la mesure nécessaire, à des fournisseurs de services liés par des obligations de confidentialité :

• Google Cloud, pour l'hébergement et le stockage de nos données;
• Google et OpenAI (services d'intelligence artificielle), qui traitent les documents pour en extraire et structurer l'information;
• Stripe (processeur de paiement), pour la facturation;
• Centris et votre GED, lorsque Mia y saisit ou y dépose de l'information en votre nom;
• conseillers professionnels (juridiques, comptables) et autorités, lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits;
• un acquéreur éventuel de l'entreprise, sous réserve d'une entente de confidentialité.

Nos fournisseurs ne peuvent utiliser les renseignements qu'aux fins de la prestation de leurs services pour nous. Nous utilisons l'API d'OpenAI selon ses conditions commerciales, qui prévoient que les données transmises par l'API ne servent pas à l'entraînement de ses modèles. Lorsque vous déclenchez une récupération ou une interaction avec un site ou un service tiers (registre, municipalité, etc.), les renseignements nécessaires peuvent être échangés avec ce service.

8. Intelligence artificielle et décisions automatisées

Mia utilise des modèles d'intelligence artificielle pour lire des documents et en extraire l'information. Mia ne prend aucune décision concernant une personne qui soit fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Le courtier valide les résultats avant tout usage. Les réponses de l'IA sont des aides à examiner, non des décisions finales; elles peuvent être inexactes ou incomplètes. Ne soumettez que des renseignements que vous êtes autorisé à traiter dans ce cadre. Si vous souhaitez savoir comment un renseignement vous concernant a été traité, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Où sont stockés vos renseignements

Vos renseignements sont hébergés sur l'infrastructure de Google Cloud, dans la région de Montréal (Québec). Certains renseignements peuvent toutefois être communiqués, traités ou accessibles à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada ou aux États-Unis, par nos fournisseurs (par exemple pour le traitement par intelligence artificielle, le soutien technique ou la facturation par Stripe). En particulier, les documents transmis à OpenAI pour une fonction d'IA peuvent être traités à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant toute communication hors Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, notamment la sensibilité des renseignements, les finalités, les mesures de protection et le régime juridique applicable dans l'État destinataire, et nous nous assurons qu'ils bénéficieraient d'une protection adéquate, notamment par entente écrite.

10. Combien de temps nous les conservons

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire pour les fins décrites ci-dessus :

• pendant l'abonnement : tant que votre compte est actif;
• après la fin de l'abonnement : trente (30) jours pour récupérer vos données, puis suppression ou anonymisation du Contenu du Client, et fin de l'accès délégué à votre compte Centris avec suppression des données d'autorisation associées;
• diagnostics d'erreur : les diagnostics reçus par les serveurs de Mia expirent après 90 jours;
• facturation et obligations légales : pour la durée exigée par la loi.

Vos obligations de conservation de dossiers comme courtier vous incombent; les documents déposés dans votre GED ne sont pas affectés par notre suppression.

11. Sécurité

Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements : contrôle d'accès limité au personnel qui en a besoin, protection de l'infrastructure infonuagique, mesures techniques pour protéger les données d'autorisation de l'accès délégué à Centris, et obligations de confidentialité envers nos fournisseurs. Aucun système n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

12. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que les personnes concernées avec diligence, et, lorsque vous êtes l'organisation responsable des renseignements touchés, nous vous avisons sans délai pour que vous puissiez remplir vos propres obligations.

13. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• demander leur rectification, s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• demander la cessation de leur diffusion ou la désindexation, lorsque la loi le permet;
• retirer votre consentement;
• demander la suppression des renseignements qui ne sont plus nécessaires;
• demander à recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• demander des précisions sur le traitement de vos renseignements.

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable à support@bonjourmia.com. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Si votre demande vise des renseignements fournis par un courtier ou une organisation, nous pouvons devoir la coordonner avec cette personne ou organisation. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

14. Témoins et stockage local (portail et extension)

Le portail utilise des témoins et mécanismes semblables nécessaires à la session, à l'authentification, à la langue et aux préférences de l'interface. L'extension Mia peut conserver localement, sur votre appareil, une clé d'accès, un identifiant de navigateur, le dossier sélectionné, des préférences et certains diagnostics en attente d'envoi. La désactivation de ces mécanismes essentiels peut empêcher l'utilisation du service. Tout témoin de mesure d'audience ou de suivi n'est activé qu'avec votre consentement, et vous pouvez le refuser ou le retirer.

15. Modifications

Nous pouvons modifier la présente politique. Nous publierons la version à jour sur notre site avec sa date d'entrée en vigueur et, pour tout changement important, nous vous aviserons par courriel au moins 30 jours à l'avance. Si une modification exige un nouveau consentement ou une nouvelle acceptation, nous vous le demanderons.

16. Langue

Les parties ont exigé que la présente politique soit rédigée en français et en anglais. En cas de divergence d'interprétation, la version française prévaut.

17. Contact

Mia Technologies inc. · 353 rue Blanchard, Rosemère (Québec) J7A 1Y7 · support@bonjourmia.com